22.10.2018 Seit Ende Mai 2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Alle Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen spätestens seitdem gemäß Artikel 5 "geeignete technische und organisatorische Maßnahmen" ergreifen, um den Umgang mit personenbezogenen Daten transparenter zu gestalten. "Die wesentlichen Anforderungen der DSGVO hängen mit Zugriffsrechten, der Verfügbarkeit und Revisionssicherheit von Daten zusammen. Um die Vorgaben der europäischen Verordnung an Nachweis- und Dokumentationspflichten zu erfüllen, ist ein Dokumentenmanagement-System deshalb ein optimales Hilfsmittel. Unter Berücksichtigung, dass die DSGVO ein fortwährender Prozess ist, der nicht allein von einer Software gemanagt werden kann, stellen Unternehmen mit einem DMS wie Office Manager sicher, dass sämtliche Dokumente, die personenbezogene Daten beinhalten, transparent abgelegt und alle erforderlichen Datenschutzunterlagen auf Knopfdruck vorhanden sind", so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Auch Angestellte profitieren von automatisierten Prozessen sowie einer einfachen Dokumentensuche. Sämtliche im Unternehmen anfallenden digitalen Dokumente und E-Mails werden gemeinsam mit gescannten Dokumenten in einem gemeinsamen Archiv aufbewahrt. Dank Volltextindexierung genügt später die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe in der Suchmaske, um ein gewünschtes Dokument binnen Sekunden wiederzufinden. Ein weiterer Vorteil liegt im Lösch- und Aufbewahrungsmanagement: Sensible Informationen lassen sich nach den Anforderungen der GoBD vollständig und unveränderbar speichern, eventuelle Datenänderungen nachvollziehen und Datensätze selbst nachträglich nachweisbar wieder löschen. Löschfristen pro Dokumentenart oder Dokument verhindern dabei versehentliches oder mutwilliges Löschen steuerlich relevanter Dokumente.

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