Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, E-Mails lange aufzubewahren - oder? Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei der MailStore Software GmbH, einer der weltweit führenden Hersteller von E-Mail-Archivierungslösungen, räumt mit fünf Irrtümern über die E-Mail-Archivierungspflicht auf, die sich bis heute hartnäckig halten.
Irrtum 1: Nur große Unternehmen müssen ihre E-Mails archivieren
In Deutschland sind die Aufbewahrungspflichten für E-Mails in den GoBD geregelt - den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese vom Bundesfinanzministerium definierten Grundsätze umfassen die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und gelten für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind - wie Bücher, Rechnungen und Buchungsbelege. Folglich muss der überwiegende Teil aller Unternehmen unabhängig von Branche und Größe E-Mails und Anhänge, die entsprechende Informationen beinhalten, vollständig, revisionssicher und dauerhaft zugänglich aufbewahren.
Irrtum 2: E-Mail-Archivierung ist nur aus steuerrechtlicher Sicht wichtig
Die Einhaltung der GoBD ist nur ein wichtiger Grund für die E-Mail-Archivierung. IT-Manager sollten aber nicht unterschätzen, wie lang die Liste an Vorteilen ist.
Eine zentrale E-Mail-Archivierung:
• minimiert das Risiko, E-Mail-Daten unwiederbringlich zu verlieren.
• wirkt überfüllten Postfächern entgegen, da E-Mail-Daten nach der Archivierung vom Server entfernt werden können. Sowohl das Datenvolumen auf als auch die Kosten für E-Mail-Server lassen sich so konstant niedrig halten.
• sorgt auf mehreren Ebenen für höhere Produktivität. Mitarbeitende haben einen einfachen und schnellen (Self-Service-) Zugriff auf ihre eigenen archivierten E-Mails und Anhänge. Dadurch entfallen Wiederherstellungsanfragen an die IT-Abteilung. IT-Mitarbeitende gewinnen dadurch wiederum Zeit, um sich auf relevantere Tätigkeiten zu konzentrieren.
• unterstützt bei der Umsetzung der EU-DSGVO-Vorgaben. Jedem EU-Bürger stehen verschiedene Betroffenenrechte zu – wie zum Beispiel das Auskunftsrecht (Art. 15), das Recht auf Löschung (Art. 17) oder das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Stellt ein Kunde eine DSGVO-relevante Anfrage, müssen Unternehmen dieser unverzüglich und vollumfänglich nachkommen. Mithilfe der verschiedenen Funktionen einer E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen ihr Archiv effizient durchsuchen und die betroffenen Daten extrahieren und/oder löschen.
Irrtum 3: Ich muss E-Mails nur für kurze Zeit aufbewahren
Der Gesetzgeber schreibt den genauen Aufbewahrungszeitraum vor - und die sind alles andere als kurz. In Deutschland ergeben sich diese Fristen aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) und betragen gewöhnlich zwischen sechs und zehn Jahren. In Österreich und der Schweiz existieren ähnliche Vorgaben nach der Bundesabgabenordnung bzw. dem Obligationenrecht.
Irrtum 4: Backups reichen doch vollkommen aus
Das ist ein weitverbreiteter Trugschluss. Backup-Systeme erstellen in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien. Allerdings werden diese nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum gespeichert. Daher eignen sie sich vor allem für die Disaster Recovery - also der Wiederherstellung geschäftskritischer Systeme und Daten im Notfall. Jedoch besteht das Risiko, dass Daten dauerhaft verloren gehen, da E-Mails und deren Anhänge zwischen den Backup-Zyklen eventuell nicht gesichert oder schlicht überschrieben wurden. Daher sollte mit Blick auf die E-Mail-Kommunikation das regelmäßige Backup des E-Mail-Servers durch eine E-Mail-Archivierungslösung ergänzt werden. Sie archiviert bei Bedarf alle ein- und ausgehenden Nachrichten sofort, wodurch sie Vollständigkeit und Revisionssicherheit gewährleistet. Wichtig: Für zusätzliche Sicherheit sollten Unternehmen ebenfalls Backups ihres Archivs anlegen.
Irrtum 5: Die Investition lohnt sich nicht - E-Mail-Archivierung kostet zu viel Zeit und Geld
Richtig ist stattdessen: Für die E-Mail-Archivierung müssen Unternehmen in eine entsprechende Lösung investieren. Durch die Auslagerung der E-Mails reduzieren sich die Storage-Anforderungen an den E-Mail-Server (was übrigens auch für Cloud-Dienste relevant ist), wodurch sich die Server-Kosten deutlich reduzieren lassen. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ist in der Regel schnell eingerichtet. Und da Mitarbeitende archivierte E-Mail-Daten eigenständig wiederherstellen können, muss die IT dahingehend auch weniger Zeit investieren. Die Investition lohnt sich also doch – zumal man damit (steuer-)rechtlich auf der sicheren Seite ist.
News vom: 04.10.2023
Bildunterschrift: Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing, MailStore Software GmbH
Foto: MailStore Software GmbH
