24.09.2018 Unscharfe Tablet- oder Smartphone-Fotos von Lieferbelegen, aufwendiges Einlesen mit einem fest im Fahrzeug verbauten Scanner, mühsames Nachbearbeiten - diese Szenarien gehören für die Speditionsgruppe IHRO seit Beginn des Jahres der Vergangenheit an.
Mit der in der Telematiklösung Spedion App integrierten DocScan App können die Fahrer wichtige Dokumente sofort mit der Kamera des genutzten Endgerätes fokussiert erfassen, digitalisieren und im korrekten Format zur Weiterverarbeitung an die Verwaltung schicken. Für eine zeitnahe Auftragsabwicklung schicken die Fahrer einen Scan oder ein Foto des Lieferbelegs - oft mehrere pro Stopp - an die Zentrale. Die Telematiklösung zur Auftrags- und Tourenbearbeitung sowie zur Kommunikation der Fahrer mit der Disposition bietet mit Features wie Touren, Nachrichten, Restlenkzeit live, Arbeitszeiterfassung, Abfahrts- und Führerscheinkontrolle, Truck-Navigation, ECO-FMS-Analyse, Remote Download, Aufgaben und Dokumentenmanagement sämtliche Funktionen für ein professionelles Flottenmanagement. Durch die Kooperation von Spedion mit einer Vielzahl an Anbietern bestehen Schnittstellen zu nahezu allen gängigen Speditionssoftwarelösungen. Mit der neu entwickelten DocScan App präsentierten die Telematikexperten der Speditionsgruppe IHRO eine anwenderfreundliche, kosteneffiziente Lösung für das Scannen von Belegen direkt aus dem Fahrzeug. "Über die in die Spedion App integrierte DocScan App können unsere Anwender das gewünschte Dokument ganz einfach mit der Kamera des mobilen Endgerätes erfassen. Dabei fokussiert die Kamera automatisch den optimalen Bildausschnitt, blendet unerwünschte Hintergründe aus, stellt scharf und aktiviert bei Bedarf eigenständig den Blitz. Im Anschluss wird aus den im JPG- oder PNG-Format erfassten Seiten automatisch ein kompaktes PDF-Dokument generiert. Die in der App enthaltene Bildverarbeitung komprimiert die Bildformate hierfür - ebenfalls komplett automatisch - auf eine passende Größe. Die PDF-Datei kann dann mittels Spedion App schnell und unkompliziert an die Zentrale übertragen werden. Die Belege, die zum Teil aufwendig im Nachgang digitalisiert werden mussten, liegen der Verwaltung so zeitnah bereits in der korrekten digitalen Form für die Integration in die nachgelagerte Software zur Weiterverarbeitung und Archivierung vor", beschreibt Spedion-Geschäftsführer Günter Englert die Vorteile. Fahrer, die Verwaltung und die Geschäftsleitung sind nach der Testphase begeistert: "Der Einsatz der DocScan App vereinfacht Unternehmensprozesse und trägt gleichzeitig zur Optimierung unseres Kundenservice bei. Sämtliche Lieferbelege werden mit dem exakten Zeitpunkt der Zustellung im System abgelegt. Unsere Verwaltung hat sofort Zugriff und kann die Rechnung inklusive Belege umgehend an die Auftraggeber versenden. Unser erklärtes Ziel hierbei: Der Versand der Rechnung innerhalb von fünf Minuten nach der Zustellung der Ware", ist Alexander Mack, zuständig für das Controlling bei IHRO, motiviert.
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www.spedion.de
