Manche Unternehmensdokumente sollten nur einem engen Personenkreis vorbehalten sein. Es gilt sensible Unterlagen, wie Verträge, Personaldaten und Strategiepapiere, vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen zu schützen. Gleichzeitig ist die zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und Unternehmensdaten gerade in der hybriden Arbeitswelt für die Geschäftsführung essenziell. Dokumentenmanagement-Experte PROXESS bietet mit seinem digitalen Geschäftsleitungsarchiv die Lösung.
Denn mit diesem DMS-Tool werden alle vertraulichen Dokumente in einem separaten Archiv zuverlässig gesichert und stehen dennoch jederzeit standortunabhängig ausschließlich für Berechtigte zur Verfügung.
Im digitalen Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS sind alle Dokumente und Informationen, die nur einem engen Personenkreis zugänglich sein sollen, vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dazu verfügt das System über einen dreistufigen Sicherheitsmechanismus, der sich in die Supervisor-Anmeldung, die intelligente Verschlüsselung der Datenbankeinträge und Dokumente sowie die Protokollierung von Systemzugriffen unterteilt. Der Zugang für den Supervisor ist dabei durch eine Smartcard-Anmeldung inklusive PIN-Abfrage abgesichert, sodass selbst der Systemadministrator keinen Zugriff auf die Archivinhalte hat. Dennoch sind die Verschlüsselungen nicht an einen Mitarbeitenden gebunden, sondern bleiben auch im Falle eines Personalwechsels weiterhin bestehen.
Als weitere Sicherheitsstufe sind neben dem Zugriffsschutz auf Benutzerebene auch die Datei- und Datenbankinhalte über eine Kombination aus symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Dabei werden zum einen sowohl die Feldinhalte und Dokumentbezeichnungen in der Datenbank als auch die Archivdokumente selbst unkenntlich gemacht und zum anderen alle wiederkehrenden Begriffe unterschiedlich kodiert. Auf diese Weise gibt weder die Zeichenanzahl noch die -häufigkeit einen Hinweis auf die Daten, sodass auch ein sogenannter „Dictionary-Angriff“ erfolglos bleibt. Für einen noch umfassenderen Schutz und die Integrität der Daten wird zudem jeder Datenbank- und Dateizugriff dokumentiert. Des Weiteren lassen sich sämtliche Änderungen am Index oder Dokument selbst in der Historie einsehen, während das System auch Recherchen, Abrufe von Dokumenten und Dateien sowie Zugriffe auf Meta-Daten protokolliert. So ist nicht nur eine transparente Nachvollziehbarkeit gegeben, sondern es entsteht auch eine weitere Kontrollebene.
Trotz der umfangreichen Sicherheitsfeatures bietet das digitale Geschäftsleitungsarchiv von PROXESS den Usern einen hohen Benutzerkomfort und gewährt ihnen zu jeder Zeit und von überall aus kompromisslos Zugriff auf ihre Daten. So stehen Dokumente und Informationen stets zur Verfügung, wenn sie etwa für eine zeitdringliche Entscheidungsfindung im Management benötigt werden. Dabei verfügt das Archiv über eine vorgefertigte Standard-Struktur, die bereits die gängigsten Belegarten, wie Bilanz und Jahresabschluss, Finanzen und Controlling, Korrespondenz GL, Lohn und Gehalt, Projekte, Recht, Statistik und Auswertung, Versicherung, Vertrag und vieles mehr, umfasst.
Die gewünschten Dokumente sind bei Bedarf in Sekundenschnelle zur Hand, indem über die hinterlegten Standard-Index- bzw. Suchfelder bequem nach Kunden-/Lieferantennummern, Namen, Adressen, Kontaktdaten, Projektnummern oder weiteren praktischen Kennungen gesucht werden kann. Die Nutzenden erhalten dann einen umfassenden Überblick über den gesamten Vorgang mit allen zusammenhängenden Dokumenten.
Selbstverständlich ist die PROXESS-Lösung maximal flexibel, sodass sich Strukturen, Ablageorganisation und Zugriffsberechtigungen an spezifische Anforderungen anpassen und damit zum Beispiel gezielt auf die Bedürfnisse der Geschäftsleitung oder - bei international agierenden Firmen - auch auf verschiedene nationale Gegebenheiten ausrichten lassen.
News vom: 09.10.2023
Foto: PROXESS GmbH
