Wie teuer ist ein Dokument? Diese einfache Frage können fast zwei Drittel der Unternehmen nicht beantworten.
Scrive, ein führender Anbieter von Lösungen für elektronische Signaturen und eIDs, und MediaMarktSaturn, Europas führender Elektronikhändler, ziehen nach mehr als vier Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit eine durchweg positive Zwischenbilanz: Gemeinsam haben die beiden Unternehmen in den vergangenen vier Jahren zahlreiche Arbeitsabläufe bei MediaMarktSaturn mit Lösungen für elektronische Signaturen und digitale Identitäten modernisiert.
Das Ergebnis: Die Geschwindigkeit dieser Prozesse und damit die Produktivität konnten erheblich gesteigert werden, während sich der manuelle Aufwand für die Signatur und Verwaltung von Dokumenten und damit die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter signifikant reduzieren ließen.
MediaMarktSaturn (MMS) ist Europas führender Einzelhändler für Unterhaltungselektronik und Anbieter von damit verbundenen Services und Dienstleistungen, mit mehr als 1.000 Märkten und Online-Vertrieb unter den Kernmarken MediaMarkt, MediaWorld und Saturn sowie rund 48.000 Mitarbeitenden in 11 europäischen Ländern. Das Portfolio des Unternehmens umfasst unter anderem die Eigenmarken PEAQ, KOENIC, ISY und ok.
Mit rund 2 Milliarden Kundenkontakten pro Jahr über alle Vertriebskanäle hinweg verfügt MMS über eine enorme Marktabdeckung. Im Rahmen seiner strategischen Neuausrichtung hat das Unternehmen sich von einem reinen Produkthändler zu einer lösungsorientierten Omnichannel-Plattform entwickelt, die Kunden und Nachhaltigkeit priorisiert. Der Fokus von MMS liegt darauf, seinen Kunden mit seinem Portfolio an Formaten und Marken exzellente persönliche Beratung und das bestmögliche Kundenerlebnis zu bieten.
Steigende Kundenerwartungen hinsichtlich schneller, reibungsloser und digitaler Abläufe stellen dabei eine der größten Herausforderungen dar, ebenso wie die effektive Verwaltung einer großen Anzahl heterogener, dezentraler Märkte und Geschäftsbereiche. Hinzu kommen je nach Land unterschiedliche Workflows und Compliance-Anforderungen. Manuelle, papierlastige Prozesse waren in diesem Kontext besonders komplex.
„Unser Motto ist: Nah am Kunden sein und genau das bieten, was er braucht. Doch das bedeutete früher jede Menge Papierkram und manuelle Prozesse - drucken, scannen, händisches Bearbeiten von Dokumenten. Deshalb haben wir uns gefragt: Wie können wir all das auf ein neues Level heben im Rahmen unserer Digitalstrategie?“, sagt Tobias Kißmer, Global Head of IT Workplace bei MediaMarktSaturn.
MMS benötigte also eine flexible, sichere und skalierbare Lösung, mit der diese Prozesse digitalisiert werden konnten, ohne das Kundenerlebnis oder bestehende Systeme zu stören. Entscheidend für MMS war es, einen Anbieter zu finden, der seine vielfältigen Anforderungen und Anwendungsfälle – von Energieverträgen und Lagerlogistik bis hin zu HR-Dokumenten und Management-Freigaben – versteht, moderne und zukunftssichere Workflows bietet, ebenso wie einen agilen Rollout, Support durch lokale Experten und einen partnerschaftlichen Ansatz.
Nach einer gründlichen Marktanalyse hat sich MMS im Februar 2023 für Scrive als gruppenweite E-Signatur-Lösung entschieden. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren unter anderem die hohe Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit der Scrive-Produkte und -Services, ein flexibles und transparentes Preismodell, eine leistungsfähige API zur nahtlosen Integration in bestehende MMS-Systeme sowie die Compliance-Expertise von Scrive - einschließlich Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES).
Der Rollout der Scrive-Lösung sowie die Integration in die MMS-Systeme erfolgte in drei Phasen: Analyse, Vorbereitung und Migration. Dabei setzen die Partner auf einen sogenannten „Speedboot-Ansatz“ für die Digitalisierung: Kleine, agile Implementierungen mit schnellem ROI anstatt langjähriger Großprojekte.
Dabei bietet Scrive als ISO 27001-zertifizierter QTSP (Qualified Trust Service Provider) zudem umfassende Sicherheit: Alle Dokumente und Transaktionen über Scrive sind verschlüsselt, werden gemäß internationaler Sicherheitsstandards gespeichert und sind deshalb mit den Anforderungen des globalen Vertragsrechts konform. So entsteht eine verlässliche Umgebung, die zudem einen Großteil aller Prozessfehler beseitigt.
Die Ergebnisse der Partnerschaft können sich sehen lassen: Mithilfe von Scrive hat MMS verschiedene Workflows digitalisiert und so verschiedene Prozesse effizienter und schneller gemacht. Die Abläufe sind transparenter, einfacher und sicherer sowie weniger fehleranfällig als zuvor. Dies führte zu erheblichen Kosteneinsparungen, insbesondere für Papier, Druck und Verwaltung - seit Beginn der Partnerschaft mit Scrive konnte MMS rund eine Million Unterschriften mit Scrive abwickeln und somit mehr als 4 Millionen Seiten an Papier einsparen.
Und auch die Mitarbeitenden und Kunden von MMS sind zufrieden. Insbesondere letztere profitieren von einer schnelleren Bearbeitung, digitalem Komfort und nahtlosem Service, weshalb die E-Signatur gut angenommen wird: Mehr als 90 Prozent der deutschen MMS-Kunden entscheiden sich für diese Möglichkeit.
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und des starken Supports durch Scrive konnte MMS zudem deutlich mehr Prozesse digitalisieren als ursprünglich geplant und entdeckte dabei immer wieder neue Potenziale. Das Unternehmen plant, den Einsatz von Scrive kontinuierlich auf weitere Märkte und Prozesse auszuweiten.
„Was ich anderen mit ähnlichen Herausforderungen empfehlen würde: Einfach anfangen – und zwar im Kleinen. Prozesse zu digitalisieren und bereits nach wenigen Wochen erste Erfolge zu sehen, statt Jahre mit Planung und Umsetzung zu verbringen, ist wie der Unterschied zwischen einem agilen Speedboot und einem langsamen Öltanker“, sagt Tobias Kißmer.
News vom: 20.10.2025
Foto: Scrive
