25.02.2019 M-Files gibt bekannt, dass der Arbeitgeberverband vem.die arbeitgeber e.V. M-Files nutzt, um damit Rechtsakten digital zu verwalten und auch im Gerichtssaal über ein Tablet papierlos auf die Fallakten zugreifen zu können.
So wird die Effizienz der Prozesse erhöht und die Arbeit der Mitarbeiter erleichtert. Der Arbeitgeberverband unterstützt seine Mitglieder unter anderem mit umfassender Rechtsberatung und vertritt sie in rechtlichen Auseinandersetzungen vor Arbeitsgerichten sowie den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit. Im Rahmen der Beratungen und Verfahren entstehen umfangreiche Dokumentensammlungen in Form von Rechts- oder Gerichtsakten, die bislang in Papierform geführt wurden. Das stellte für den Verband ein wesentliches Hemmnis dar: die Papierform limitierte die Transparenz der Ablage, schränkte Such- und Zugriffsmöglichkeiten deutlich ein und erforderte zudem erheblichen Platz zur physischen Archivierung. Vor allem aber behinderte sie die von den Rechtsexperten dringend gewünschte mobile Nutzung, um offene Fragen sofort klären zu können, ohne große Papierstapel zum Mandanten oder ins Gericht mitführen zu müssen. Vor diesem Hintergrund entschied sich der Arbeitgeberverband für eine vollständige Digitalisierung der Rechtsakten. Nach gründlicher Analyse der Anforderungen empfahl der langjährige IT-Partner des Arbeitgeberverbandes, das IT-Systemhaus Esch & Pickel, das Produkt M-Files als Basis für eine individuelle Lösung. Heute werden alle Dokumente in einer digitalen, fallbasierten Rechtsakte zusammengeführt. Alle Dokumente, die das Rechtsteam des Verbandes in Papierform erreichen, werden dazu gescannt und dem jeweiligen Fall zugeordnet. Alte Akten und Unterlagen werden nur bei Bedarf digitalisiert, beispielsweise, wenn sie für neue Fälle benötigt werden. Alle relevanten Dokumente sind damit an einem Platz und die Suche nach Papierakten und räumliche Limitationen beim Zugriff entfallen dabei. Die Zugriffsrechte werden transparent und nachvollziehbar unter vollständiger Berücksichtigung von Datenschutzauflagen digital gesteuert. Im Falle von Krankheit oder Urlaub kann der jeweilige Vertreter schnell und einfach auf die Akten seines Kollegen zugreifen. Auch das mobile Arbeiten wurde sehr stark vereinfacht. Dabei stellen die Offline-Funktionen von M-Files sicher, dass die Unterlagen auch dann verfügbar sind, wenn kein Zugriff zum Internet besteht - beispielsweise vor Gericht. Thorsten Bröcker, Hauptgeschäftsführer des vem.die arbeitgeber e.V.: "M-Files hat sich als solide Basis für die Modernisierung von Prozessen und Abläufen etabliert und gemeinsam mit Esch & Pickel werden wir den weiteren Ausbau des intelligenten Informationsmanagements vorantreiben, um in unseren Prozessen kontinuierlich besser zu werden."
Weitere Informationen:
www.m-files.com/de
