04.10.2016 Der DMSFACTORY EmailStore, ein Add-on für Archivierung und Recherche von E-Mails direkt in Microsoft Outlook, steht mit der Version 3.0 jetzt auch für das ECM-System von M-Files zur Verfügung.
Der stark wachsenden Zahl von M-Files-Anwendern bietet der IT-Lösungsdienstleister damit eine Möglichkeit, ihre E-Mails einer rechtskonformen elektronischen Langzeitarchivierung zuzuführen. Anwender können ihre E-Mails direkt im ECM archivieren und recherchieren, ohne Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Geschäftsrelevante E-Mails werden wie gewohnt im Outlook bearbeitet und abgelegt mit dem Unterschied, dass sie nicht mehr im eigenen Postfachordner verschwinden. Durch den direkten Anschluss ans ECM stehen die E-Mails allen Berechtigten zur Verfügung. Die Ordner von Outlook sind die direkte Verbindung zu M-Files: Vorgangsbezogene E-Mails werden einzeln oder im Stapel auf den Ordner gezogen, nicht vorbelegte Indexwerte werden eingegeben und alles andere geschieht automatisch - von der Formatkonvertierung und der Volltexterschließung der E-Mail bis hin zur Ablage der Anhänge der E-Mail zum Beispiel in einer Kundenakte des ECM. Persönliche E-Mails werden vollautomatisch mit allen relevanten Eigenschaften verschlagwortet und per Drag&Drop im Archiv abgelegt. In der neuen Version kann der Anwender den Indexfeldern bei der Ablage oder Suche der E-Mail verschiedene Funktionstypen wie Nachschlageliste, Kalender usw. zuordnen. Zudem lassen sich für die Indexfelder sog. "reguläre Ausdrücke" definieren, mit denen die Eingabe geprüft oder eingeschränkt werden kann. Ordner können sowohl individuell durch den Anwender mit dem ECM verbunden als auch zentral administriert und in das Outlook der Anwender verteilt werden. Auch beim EmailStore haben für die DMSFACTORY Effizienz und Sicherheit oberste Priorität: Die archivierten E-Mails unterliegen dem Rechtesystem des ECM-Systems.
Weitere Informationen:
www.dmsfactory.com
