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Studie zeigt: Unternehmen fehlt Transparenz bei Dokumentenkosten

anzeige pitney bowesWie teuer ist ein Dokument? Diese einfache Frage können fast zwei Drittel der Unternehmen nicht beantworten.

Was das über die digitale Reife von Dokumentprozessen aussagt, welche Herausforderungen bestehen und warum immer mehr Organisationen auf Document-as-a-Service setzen, zeigt eine neue Studie von SPS.

 

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Estland, seit Jahren Europas digitaler Vorreiter, geht den nächsten großen Schritt in Richtung einer vollständig digitalen Gesellschaft. Mit der Einführung der offiziellen staatlichen „Eesti App“ - „Eesti“ bedeutet Estland - können Bürgerinnen und Bürger ihre Ausweisdaten nun sicher über das Smartphone nutzen.

 

Seit Juli 2025 hat die App nahezu den gleichen rechtlichen Status wie die physische ID-Karte. Sie ergänzt diese jedoch, anstatt sie zu ersetzen - neue Dokumente können beispielsweise nicht über die App beantragt werden. Zwar macht die digitale Lösung die Identitätsprüfung deutlich komfortabler, dennoch müssen Bürgerinnen und Bürger ihre physische ID-Karte vorerst weiterhin mitführen, bis die App flächendeckend etabliert ist. Aktuell kann die digitale ID zudem nur innerhalb Estlands genutzt werden und ersetzt den physischen Ausweis nicht für internationale Zwecke. Mit dieser Entwicklung gehört Estland zu den ersten EU-Mitgliedstaaten, die eine mobile Identitätslösung schrittweise rechtlich gleichstellen.

„Unsere Vision ist, dass Menschen die Komplexität des Staates gar nicht mehr spüren - alles läuft über einen einzigen digitalen Zugangspunkt, jederzeit und auf jedem Gerät“, erklärt Taavi Ploompuu, Direktor der Estonian Information System Authority (RIA).

Die Grundlage für diesen Fortschritt ist Estlands elektronische Identität (e-ID), die bereits seit 2002 existiert - als Chipkarte, Mobile ID oder Smart ID. Sie ermöglicht rechtsverbindliche digitale Signaturen und den Zugang zu sämtlichen Verwaltungsdienstleistungen. Die Eesti App wurde von der estnischen Softwarefirma Net Group im Auftrag der Estonian Information System Authority (RIA) entwickelt. Die erste Entwicklungsphase wurde in nur vier Monaten abgeschlossen, der offizielle Start erfolgte Ende 2024, die neuen Funktionen sind seit Juli 2025 verfügbar. Die Nutzung ist freiwillig - weder Bürger noch Dienstleister sind verpflichtet, die mobile ID zu verwenden. Eine Identifizierung über die App ist nur möglich, wenn der jeweilige Dienstanbieter sie unterstützt.

„Wir haben die App so konzipiert, dass sie auch internationalen Anforderungen entspricht - insbesondere in Märkten wie Deutschland, wo Vertrauen, Sicherheit und Interoperabilität entscheidend sind“, sagt Priit Kongo, CEO von Net Group. Technisch basiert die App auf der nationalen Plattform eesti.ee und wurde mit dem plattformübergreifenden Framework Flutter entwickelt. Für die Datenübertragung kommen Zwei-Faktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die X-Road-Infrastruktur zum Einsatz - ein System, das in Estland seit Jahrzehnten einen sicheren Datenaustausch zwischen Behörden ermöglicht. Persönliche Daten werden dabei nicht zentral gespeichert, sondern dezentral über verschlüsselte Schnittstellen verarbeitet - ein Modell, das bereits als Referenz für andere EU-Staaten gilt.

Mit der Eesti App lassen sich bereits zahlreiche Dokumente und Verwaltungsfunktionen direkt über das Smartphone nutzen:
• Daten des digitalen Personalausweises
• Empfang nationaler Gefahrenwarnungen
• Anzeige persönlicher Daten und denen von minderjährigen Kindern
• Meldung von Problemen an lokale Behörden
• Anzeige und Verwaltung von Rezepten
• Zugriff auf Kartenebenen der Landbehörde
• Empfang nationaler Mailbox-Benachrichtigungen
• Verwendung des Datentrackers

Für viele Estinnen und Esten ist dieser Komfort längst Alltag: „Ich stand in der Bibliothek und hatte meinen Ausweis vergessen - kein Problem: Mit der Eesti App konnte ich mich in Sekunden identifizieren. Vor ein paar Jahren wäre das noch undenkbar gewesen.“ (Marta aus Tallinn). Die App wurde bereits über 150.000 Mal heruntergeladen - das entspricht rund 12 % der erwachsenen Bevölkerung - und ersetzt zunehmend klassische Desktop-Portale.

Estland ist das erste Land der Welt, das sämtliche Verwaltungsleistungen vollständig digital anbietet - bis hin zur Online-Scheidung. Ziel ist es, dass Bürgerinnen und Bürger nicht mehr aktiv Anträge stellen müssen, sondern staatliche Leistungen automatisch erhalten, sobald ein Anspruch besteht. Dabei setzt das Land auf KI-gestützte Prozesse, virtuelle Assistenten und ein klares Prinzip der Datenhoheit für Nutzerinnen und Nutzer - ein Modell, das Europa zeigt, wie digitale Verwaltung bürgerfreundlich und sicher zugleich sein kann.

https://tradewithestonia.com/de

News vom: 22.10.2025

Bildunterschrift: Die Benutzeroberfläche der „Eesti App“

Foto: Netgroup

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